การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ ความหรูหรา และทันสมัยของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว เชื่อว่าทุกคนคงอยากเป็นเข้าของหรือเข้าไปทำงานในสำนักงานอัตโนมัติ แต่อุปสรรคของการได้มาซึ่งสำนักงานอัตโนมัตินั้นก็คือการลงทุนอย่างมากมายจนต้องมารวิเคราะห์กันใหม่ว่า คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ มีการต่อต้านจากพนักงานและระบบความปลอดภัยในการรักษาข้อมูล วิธีการที่จะทำให้ตัดสินใจได้ถูกต้องคงต้องศึกษาความเป็นไปได้ และความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานจากแบบธรรมดาให้เป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้บรรลุผลอย่างเต็มประสิทธิภาพ

การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบ ดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่ายสำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาหาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน ในการเปลี่ยนจากสำนักงานธรรมดาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ แต่มักจะพบว่าบริษัทผู้ขายพยายามยัดเยียดการขายมากเกินไป ทั้งที่บางครั้งอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ และอาจไม่ยอมแถลงถึงคุณสมบัติที่ดีกว่าของคู่แข่งขัน หรืออาจบีบบังคับให้ลูกค้าตกลงทำสัญญาซื้อผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะได้ทำการวิจัยว่าเหมาะสมแล้วหรือยัง

2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัติโนมัต อาจจัดตั้งทีมขึ้นมาเองเพื่อการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญในด้านจัดข้อมูล เข้ามาร่วมด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการข้อมูลในปัจุบัน

3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท ซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มผู้เชียวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัตเป็นพิเศษ

4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอก และปัจจัยภายนอกบริษัทเพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทในขณะที่ที่ปรึกษา มีความรู้เป็นอย่างดีในการจัดระบบจะสามารถพิจารณาทุกแง่มุมของปัญหาได้โดยปราศจากอคติ