องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

ถ้าพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือสิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้นๆ ดังนี้

1. สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน มีองค์ประกอบที่พอจะพิจารณาได้ดังนี้

1.1 ที่ตั้งสำนักงาน สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งของสำนักงานก็มีการไปจากในสมัยก่อน ในอดีตสภาพแวดล้อมของสำนักงานบางแห่งใคร่สะดวกสบายนัก สำนักงานอาจจะตั้งอยู่ ณ จุดที่อยู่นอกเส้นทางคมนาคมหลักไปมาได้ไม่สะดวก ระบบขนส่งสาธารณะไม่พอเพียงการสื่อสารโทรคมนาคมก็ลำบากเพราะความจำกัดเลขโทรศัพท์ ร้านค้าและร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงานก็มีน้อยและไม่ใคร่ถูกสุขลักษณะ แต่ในปัจจุบันโดยรวมของประเทศได้เปลี่ยนไปจากเดิม การเฟื่องฟูของเศรษฐกิจของประเทศในช่วงตั้งแต่ปีพ.ศ.2530-2540 ได้ทำให้เกิดการก่อสร้างอาคารสำนักงานมากขึ้นโดยเฉพาะร้านค้าและร้านอาหารสำหรับพนักงาน แม้แต่ในหน่วยงานของรัฐเองก็เอาใจใส่สภาพแวดล้อมของสำนักงานมากขึ้น มีการจัดรูปแบบสำนักงานใหม่เพื่อให้พนักงานเจ้าหน้าที่มีความรู้สึกที่ดีต่อการปฏิบัติงานมากขึ้น ส่วนทางด้านระบบโทรศัพท์ก็ได้มีการปรับปรุงให้เลขหมาย โทรศัพท์มากขึ้นทั้งในส่วนกลางและส่วนภูมิภาคทำให้การติดต่อสื่อสารมายังสำนักงานสะดวกสบายมากขึ้นและเป็นผลให้การปฏิบัติงานของสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

1.2 การคมนาคม สภาพแวดล้อมที่ผู้บริหารสำนักงานส่วนมากไม่สามารถแก้ไขได้เอง คือ สภาพของการคมนาคมและระบบคมนาคม การเดินทางของพนักงานและผู้บริหารบ้านหรือที่พักอาศัยมายังสำนักงานนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก การปฏิบัติงานของสำนักงานในประเทศไทยยังจำเป็นจะต้องให้พนักงานเข้ามานั่งปฏิบัติงานในสำนักงาน พนักงานแต่ละคนมีโต๊ะสำหรับนั่งทำงานประจำจะมียกเว้นเฉพาะพนักงานบางตำแหน่ง เช่น พนักงานขับรถ หรือภารโรงที่อาจจะไม่มีโต๊ะทำงานเมื่อการเดินทางไม่สะดวกเพราะปัญหาการจราจรที่แออัดคับคั่งในเมืองใหญ่ หรือในกรุงเทพมหานคร หรือเพราะขาดระบบขนส่งมวลชนที่ครอบคลุมทุกพื้นที่ อีกทั้งการขยายเมืองออกไปทำให้พนักงานจำเป็นต้องซื้อรถยนต์ส่วนตัวมาให้มากขึ้น และทำให้เพิ่มจำนวนรถยนต์ที่เล่นอยู่บนถนนมากยิ่งขึ้นและส่งผลให้เกิดปัญหาเรื่องการจอดรถยนต์ในสำนักงาน และจำเป็นที่สำนักงานจะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานเช่น ทางราชการได้ยินยอมให้ข้าราชการและพนักงานเข้าปฏิบัติงานในเวลาที่ต่างกันได้เช่น เริ่มงานตั้งแต่เวลา 7:30น.8:30 หรือ 9:30 โดยกำหนดให้อยู่ในสำนักงาน 8 ชั่วโมง ทั้งนี้เพื่อเป็นการทำให้เกิดการเฉลี่ยของจำนวนรถยนต์บนถนนด้วย การปรับเปลี่ยนการปฏิบัติงานเช่นนี้ทำให้เกิดปัญหายุ่งยากในการปฏิบัติงานสำนักงานมาก เพราะบุคคลภายนอกที่ต้องการติดต่อกับเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งอาจมีปัญหาไม่สามารถโทรศัพท์ติดต่อกับเจ้าหน้าที่ผู้นั้นได้เพราะยังเดินทางมาไม่ถึงหรือยังไม่ได้เริ่มงานเมื่อมีผู้มีผู้ติดต่อ

1.3 เศรษฐกิจ สภาพเศรษฐกิจของไทยในปัจจุบันเป็นปัญหาต่อผู้ประกอบการและผู้ขายแรงงานเป็นอย่างมาก ถ้าหากว่าสำนักงานใช้เทคโนโลยีสูง จะทำให้เสียค่าใช้จ่ายการซื้ออุปกรณ์มาใช้ในระบบรวมทั้งต้องจ้างแรงงานทีมีความรู้ความสามารถซึ่งค่าแรงก็จะแพง สิ่งเหล่านี้ผู้บริหารจะต้องเป็นผู้มีวิสัยทัศน์สามารถมองสภาพเศรษฐกิจในอนาคตได้หากพนักงานมีรายได้ดี ย่อมเป็นการสร้างขวัญ กำลังใจกับพนักงาน สามารถปฏิบัติงานให้กับสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1.4 การเมือง การเมืองย่อมมีผลกระทบต่อการลงทุนของสถานประกอบการต่าง ๆ ถ้าการเมืองดำเนิน ไปตามระบอบประชาธิปไตแล้ว จะทำให้ภาวะ การลงทุนด้ายธุรกิจอุตสาหกรรมดีมีการเพิ่มเงินลงทุน การเงินหมุนเวียน การใช้จ่ายเงินคล่องตัว ซึ่งจะทำให้รายได้ขององค์กรนั้น ๆ ดีขึ้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีสำนักงานเพื่อค้นหาข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วทันต่อการบริหาร

1.5 สังคม สภาพแวดล้อมทางสังคมเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดตั้งสำนักงาน ถ้าสังคมดีมีความรักสามัคคี มีระเบียบวินัยของสังคมดี ย่อมทำให้สภาพของแรงงานในท้องถิ่นนั้นดีขึ้นย่อมส่งผลต่องแรงงานของพนักงานในสำนักงานได้

2. สิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน มีองค์ประกอบที่ต้องพิจารณาในการจัดตั้งในการจัดตั้งสำนักงานอัตโนมัติดังนี้

2.1บุคลากรภายในสำนักงานอัตโนมัติ บุคลากรจะแตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาเพราะบุคลากรภายในสำนักงานอัตโนมัติจะต้องมีความรู้ความสามารถหรือได้รับการฝึกอบรมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาพอสมควร เช่น การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ การส่งโทรสาร หรือการใช้อินเทอร์เน็ต เป็นต้น ดังมีกลุ่มของบุคากรในสำนักงาน ดังนี้

2.2ผังสำนักงานอัตโนมัติ จะต้องวางตำแหน่งเครื่องมืออุปกรณ์ให้สามารถเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าหากัน สามารถส่งข้อมูลข่าวสารได้สะดวกและรวดเร็วมีความเหมาะสมและสะดวกต่อผู้ปฏิบัติงาน เช่น การจัดโต๊ะเก้าอี้ ตู้เอกสาร โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร แสงสว่าง การสร้างบรรยากาศในการปฏิบัติงาน